イベントを成功させるための企画手順を解説！集客を最大化させるために必要なポイントとは
自社商品やサービスのプロモーションとしてイベント開催をする企業も多くいます。
しかし、イベントが初めてだと「イベントの企画の仕方が分からない」「どういう流れで進めていくべきか分からない」と悩む担当者の方も少なくないのではないでしょうか。
イベント成功に向けて、どれだけ綿密に計画し進めていくかが鍵といっても過言ではありません。
今回はイベント開催までの流れ、企画する際のポイントについて、初心者の方にも分かりやすく解説していきます。
ぜひイベント企画をお考えの際にご参考にしてください。
イベント企画とは？
イベント企画とは、イベントを開催する目的やターゲットの設定、コンセプトの立案、当日の運営などさまざまなプロセスを決定していく作業のことです。
企業が開催するイベントの多くは、自社の商品やサービスの紹介や企業全体のプロモーションなど、ターゲットとなる人を集めて認知を広げることで、売り上げに繋げることを目的としています。
そのため、開催目的に合わせた企画の内容や、具体的な計画が立てられるかどうかがとても重要となるのです。
イベント企画の手順と実施の流れ
イベント企画の大まかな流れについて解説していきます。
１）イベントの企画立案、企画書作成
イベント目的を明確にする
まず最初に行うべきは、イベントを実施する目的を明確にすることです。
目的を具体的に決めることで適切なターゲットや予算が決定できます。
ターゲットの設定
目的の次に大事になるのが、誰に向けて開催するのかというターゲット設定です。
ターゲットを設定することでイベント告知の方法や会場選定の最適化に繋がり、適切な予算やスケジュールを組み立てることができます。
具体的な内容を考える
イベント開催目的の明確化とターゲット層を設定したら、具体的なイベント内容について決めていきます。
目的のターゲットに適したイベント内容を考える上で、顧客マーケティングを参考にしたり、参加者目線になって案を出していきましょう。
参加者にとってメリットがあるイベントは成功しやすい傾向にあるため、ターゲット層が抱えている課題を解決できるメリットが得られる内容や、メインとなる参加者に喜ばれるような演出内容にすると良いでしょう。
また、トレンドを抑えたイベントや独自性の高いイベントは参加率をアップさせる傾向にあります。
決まった内容は細やかに資料に落とし込み、誰が見ても分かる状態の企画書を作成していきましょう。
２）日時・会場選定
イベントの内容がまとまり、方向性が決まったら、イベントの日時や会場を決めていきましょう。
ターゲット層に合わせた開催日時や場所、イベント規模に合った大きさの会場を抑える必要があります。例えば、ターゲット層が若年層であれば週末に都心のにぎやかな場所で参加型のイベントを開催したり、高齢者がターゲット層の場合には、アクセスしやすい落ち着いた会場で平日に開催するといった感じで考えることができます。
また、イベントを開催する上で必要な機材や設備は何かを具体的にピックアップし、必要なものが会場に揃っているかのチェックも重要です。
イベント運営に必要なスタッフの確保も忘れないように同時進行で行うと良いでしょう。
３）宣伝告知をする
イベントの告知はターゲット層に合わせた媒体で、日時や会場、イベント内容などを宣伝します。
設定したターゲット層に強い訴求力を持つ文章や写真を使用することで、興味を引く魅力的な内容にすることが大切です。
また、会場までの地図を載せたり、参加賞やプレゼントがある場合には告知内容に盛り込むことで訴求率が高まります。
４）イベント準備
実際に当日つかう物品の用意やスケジュール作成など具体的な準備を進めていきましょう。
- 運営担当者の選定
- 会場の下見
- 会場レイアウトの検討
- 開催日までの準備スケジュール作成
- 運営マニュアルの作成
- 運営に必要な人員確保
- 資材・機材の手配
- ポスターなどの印刷物のデザイン、発注
- 当日の進行台本作成
- 参加者アンケート作成
など、イベント準備のためにやらなければいけないことは沢山あります。準備に時間がかかるものは逆算の上で余裕を持って手配しておくと安心でしょう。
どれだけ準備をしても、イベント当日何かしらのトラブルが起こる可能性は十分にあります。そのため、当日のスケジュールには余裕を持たせておく、準備が完了したタイミングでリハーサルを行う、共通認識をしっかりさせるなど大きなトラブルを未然に防ぐ対策も必要です。
５）イベントを開催する
イベント当日はなかなか予定通りに進まないことも多くあります。そのため、何かしらの変更やトラブルがあるかもしれないという心構えで行動すると良いでしょう。
また、イベントは開催して終わりではなく、実施後には目的を達成できたかどうかを確認しましょう。回収したアンケートなどを利用して顧客満足度を確認したり、運営側でイベント終了後に感じた反省点を振り返ることで、次回イベントへ活かすことができます。
イベント企画に必要なポイント
目的・ターゲットを明確にする
イベントは「なぜイベントを実施するのか」という目的とターゲット層を明確にすることで成功しやすくなります。誰に何を伝えたいのか、イベントを通して達成したことや得たい効果は何か、どのような人に来てもらいたいのかを具体的に明らかにしておきましょう。
運営マニュアルを作成する
イベント当日に役立つ運営マニュアルは必ず作成しておくと良いでしょう。イベント開始前にマニュアル内容を落とし込むことで、実際にイベントが開始した後に大きなトラブルが起こりづらい状態を作り上げることができます。
組織図や連絡系統、スタッフの動き、緊急連絡先や緊急時の対応などもあらかじめ決めておきましょう。
運営マニュアルには以下のような情報を記載します。
- イベント概要
- 開催日時・場所
- 組織図
- 緊急連絡先
- プログラム
- 機材・設備
- 安全対策
- チケット・受付
- キャタリング
- 清掃・設備管理
- 問い合わせ対応
集客を最大化させるには
集客を最大化させるアイディアを一部ご紹介します。
季節やトレンド、ユニークなテーマを取り入れる
季節に合ったイベント、現在の流行や話題になっているテーマを取り入れたイベントにも注目が集まるでしょう。例えば、サステナビリティが注目されている場合、環境に配慮したイベントとして打ち出すことで、関連するターゲット層を引き付けることができます。
また、イベント全体を一貫したテーマで統一し、参加者に没入感のある体験を提供するイベントも興味を引きやすいでしょう。テーマパーティーやコスプレイベントなど、来場者がそのテーマに合わせた服装で参加することを推奨するのも一案です。
限定コンテンツやノベルティ特典
イベント限定のオリジナルグッズやサービスロゴなどを制作し、早期申し込み者や当日参加者にプレゼントなどがあるとイベントの訴求力も高まります。
また、限定コンテンツや特典を含むVIPチケットを用意し、特別な体験を提供するのも良いでしょう。VIP参加者には、出演者とのミート＆グリート、優先入場、特別観覧エリアなどを提供すると効果的です。
SNSの活用
イベントの準備風景、出演者の紹介、過去のイベントのハイライト動画や画像など、イベントに関連するコンテンツを定期的に発信し、フォロワーにシェアしてもらうように促すことでイベントの認知度を上げる効果を期待できます。
また、イベント専用のオリジナルハッシュタグを作成し、イベント参加者がハッシュタグを使って投稿することで、オンライン上での話題性が高まり新規の参加者を呼び込むことを期待できるでしょう。当日だけではなく、開催前から集客に向けて実施するとより効果的です。
また、インフルエンサー協力もひとつの手段です。
イベントのテーマや目的に合ったインフルエンサーを選定し、そのインフルエンサーにイベントに参加してもらった後にその体験をSNSでシェアしてもらうことで、信頼性と興味を引き出します。事前にインフルエンサーとの対談やライブ配信を行い、ファン層にアプローチすることも効果的です。
会場、天候、開催時間に配慮する
アクセスのよい会場を選ぶのはもちろんですが、天候が悪い時も想定して駅直結にしたり、できる限り地下からのアクセスができるルートがある会場など、参加者に配慮した会場選定があると良いでしょう。
また、参加者が一目で「行けそう」と思えるように、乗り換え案内や最寄りの駅からのアクセスルートを必ず掲載しておくことも大切です。
開催時間については、参加してほしいターゲット層に応じて検討する必要があります。
オンライン同時開催
オンラインイベントは会場費やスタッフなどの人件費などを削減することができるため、リアルでのイベントよりも低コストで開催することが可能です。
また、今までアプローチできなかった地方などのユーザーとの接点が持てるというメリットがあります。
口コミ促進
例えば、参加者が友人や家族を紹介してイベントに連れてくると、割引や特典が受けられる紹介キャンペーンを実施することで、参加者数の増加が期待できます。
また、イベント後に参加者に対して口コミやレビューを投稿してもらえるように促し、次回の集客につなげます。特にSNSやGoogleレビューなど、他の潜在的な参加者が目にする場所での投稿が効果的です。
イベント後のコミュニケーションを大切にする
イベント終了後に参加者に対して感謝のメッセージを送ることで、次回のイベントへの参加意欲を高めます。メールやSNSでの感謝メッセージに加え、次回のイベントの割引コードを提供するのも有効です。
また、参加者からのフィードバックを集め、次回のイベントの改善に役立てます。また、参加者の意見を反映させることで、次回のイベントに対する期待感を高めることができるでしょう。
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イベント企画は抑えるべきポイントがいくつかありますが、初心者でも順を追って進めることでイベントを成功に導くことができます。
しかし、イベント企画にはさまざまな労力や時間がかかります。そのため、イベント経験豊富なプロであるイベント会社に相談するのも一つの手段です。
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